諾貝爾經濟學獎得主哈伯•西蒙（Herbert Simon）早在1971年就提出注意力危機，他曾在文章中提到，「資訊消耗了什麼是顯而易見的，它消耗了接收者的注意力。豐富的資訊，造就了注意力的缺乏。」如果1971年的資訊稱為「豐富」，那麼21世紀的資訊量足以把我們的生活拆成碎片。（事實是，你可能一邊讀這篇文章，一邊正想拿出手機檢查電子郵件）。 不僅是資訊挾持了我們的注意力，企業也把工作者的價值建立在「多工」能力上，鼓勵工作者同時做多項工作；而且，很多時候是工作量你不得不多工。 《這樣WORK才WORK》一書中，描繪出專注象限，橫軸表示專注的品質（渙散到集中），縱軸表示注意力的分布（窄到廣）。處於分心狀態時，我們無法完全吸收別人講的話，記憶力也會變差。舉例來說，一邊開會一邊看手機的人，通常都認為自己都有「聽個大概」，但到了執行階段，才開始發現自己對會議內容的理解並不充分，導致最後失誤連連。 一個人若只看得見眼前的事，突發狀況又一直打斷正在進行的工作，最後每件事都只做了一點，精神開始混亂、渙散，甚至想不起自己一整天到底做了什麼。容易分心、丟三落四，最大的問題出在精神過載，變成完全無法專注、無法思考。 《從A到A+》（From Good to Great）一書中，引用狐狸與刺蝟的經典寓言故事：「狐狸知道很多事情，但刺蝟只知道一件大事。」作者吉姆•柯林斯（Jim Collins）認為，成功者多半都具備刺蝟特質，專心致力於能夠點燃他們熱情的「一件事」。 當我們能夠控制注意力、專心在一件事情上的時候，會有最好的表現。而如果我們有意識地降低外在環境的干擾，練習秉除內心的雜念，專注在最重要的事情上，你會發現，不需要忙得團團轉，也能把事情做完、做好。 克服「容易分心」的3個小工具：
1.To-do-list
預先空出時間來安排優先順序，問自己該把注意力放在哪裡，先做最重要的事。至於收發e-mail、打電話等瑣事，集中在固定時段即可，不需要隨時檢查。晚上睡覺前，擬定隔日的待辦清單，按照緊急和重要程度排序，隔天每做完1件就刪去1件，看到具體進度會讓人產生滿足感與幹勁，工作的專注程度也會跟著提高。 2.設定目標工時
回想學生時代徹夜趕報告的認真投入，在有時間壓力的情況下，我們往往能發揮出潛在的專注力。先估計工作所需的時間，將其縮短10%，設為自己的完成期限。將原先的截止日和自己的截止日都寫出來，養成提早完成工作的習慣。工作時，在視線範圍內擺時鐘，提醒自己留意每個時間點的成果。 3.將工作目標數值化
數值化能夠幫助工作者確定「自己該做的事，距離目標還有多遠」，也才能據此規畫時間、定出目標。例如把「想培養英文能力」，改成「每天學習30分鐘，半年後取得TOEIC 800分」。重點是要立下「稍加努力就能達成」的目標。如果目標太簡單，我們會因為無聊而開始分心；如果事情太難，我們又會因為焦慮而無法專注。 狀況：
常常覺得「沒時間了、沒時間了」，想要趕快做完手邊的工作，卻發現腦中千頭萬緒，難以專注，只好一直逃避，不斷確認跟回覆電子郵件。想上網找個資訊，卻不知不覺地用掉大半時間瀏覽網頁，最後只好加班才能把事情做完。
需要的改變及障礙所在：
專注力可以透過鍛鍊達成，當你省去浪費時間的事，就可使工作變得有效率。 指揮理智
關鍵行動：意識到自己正在做什麼
《這樣WORK才WORK》中指出，一次專注在一件事情上的表現最好。隨時意識到自己正在做什麼，是掌控意志力的第一步，你可以養成專注的習慣，比方吃飯的時候把注意力集中在食物上，聽別人說話時，專心聆聽對方說的內容。 關鍵行動：固定時間做固定的事
試著一天至少關掉電子郵件一個小時，專心處理手上最重要的事。每天固定在同一時間這麼做，習慣成自然後，成功機率會大增。回想一下你現在處理電子郵件的方法，寫下這個方式的優缺點，再寫下怎麼做可以保留那些優點，又將缺點減到最少。 刺激情感
找到感覺：回溯恐懼與不安的源頭
當我們認真地想達成某個目標時，潛意識就會開始運作。我們必須堅定地告訴自己：「我現在想做的是這件事，而不是想做別的事。」《一定做得到的「超」專注力》中指出，恐懼與不安是妨礙專注最主要的因素。如果你很容易產生負面情緒，可以先靜下心來，釐清產生恐懼與不安的原因，試著扭轉自己的想法，接受過去的失敗。然後想像成功打敗對手，順利完成目標的場景。 縮小改變幅度：設定小目標
專注力的有效期限很短，最長不超過兩小時。因此相較於長遠的目標，大腦會傾向優先處理眼前的事情。《翻轉你的工作腦》中提出的具體做法是，在工作的一開始就先設定好目標，例如「1小時內要完成到1000字」或「這段時間內要做完這些份量」，接下來就是全力以赴。針對小目標給予時間壓力，決定之後再進行更容易集中精神。 營造環境
調整環境：整理辦公空間
身處在雜亂的環境裡，思緒也會變得混亂，缺乏緊張感，搞不清楚什麼才是真正必要的物品。《這些小習慣，老闆覺得你應該知道》指出，如果辦公空間很亂，無法立即找到需要的物品，就會花很多時間在找東西上，而且辦公空間變小，效率也會跟著低落。和整理私人空間的原則不同，工作上的丟棄基準只有「需要」和「不需要」。 建立習慣：設定「集中時段」
想要專心的時候，就要隔絕電子郵件與電話。在早上和下午各設定集中精神的時段，但要避開空腹和吃飽的時間。《這些小習慣，老闆覺得你應該知道》指出，培養專注力可以先從較短的30分鐘開始，慢慢延長時間到45分鐘、90分鐘，但90分鐘是大腦的極限，之後需要休息10分鐘。這段時間內，不要持續做相同、單調的工作，這會讓注意力降低。 更多精采內文請詳見本期《經理人月刊》1月號 | 
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