清空工作，從清空e-mail開始！6步驟管好你的收件匣
整理•撰文 / 韋惟珊
文章來源 《經理人月刊》「下班前，清空所有工作」 如果談到現代人時間管理的殺手，e-mail肯定榜上有名。想像一下你的電子信箱，裡面堆滿上千封郵件、大概還有近百封「未讀」，光是要面對他們就令人頭皮發麻。
然而，電腦玩物站長黃鐘毅卻認為，只要善於管理，e-mail也能成為絕佳的時間管理系統，推動你實際完成工作，按照GTD（Getting Things Done的經典時間管理法，被全球數千萬人奉為工作排程處理的圭臬）的步驟和原則，把工作項目一一搞定。他以常用的Gmail系統為例，說明如何在e-mail系統中融合GTD原則。
1. 先將已讀郵件歸檔，體會清空收件匣的感覺
記得GTD的第一步嗎？用工作籃蒐集所有的「未盡事宜」。在Gmail裡，收件匣就是你的工作籃。開始蒐集之前，請先選取所有已讀郵件，把它們從收件匣移到新建立的資料夾，體會清空工作籃的感覺。
從今往後，請按照GTD原則來面對新的e-mail。未來如果有時間，可以再回頭整理舊郵件，沒時間的話也沒關係，只要善用搜尋功能，一樣能在需要時找到舊資料。
2. 將收件匣一分為二，專注處理「重要郵件」
在GTD處理步驟中，工作籃裡的垃圾必須被丟棄。處理e-mail也是一樣，你只要在收件匣點選「優先顯示重要郵件」，Gmail就會自動將收件匣一分為二，分別是上方的「重要郵件」和下方的「其他郵件」。
針對其他郵件，你只需要瀏覽標題後、挑出必須處理的郵件，按下郵件前端的箭號，讓Gmail把它收進「重要郵件」中，剩下的就視為垃圾直接刪除。接下來，你就可以把「重要郵件」視為每天的待辦事項，進入GTD的處理程序，專注在真正重要的事情上。
3. 「兩分鐘內可處理的郵件」立即處理，運用標籤分類儲存
可以在兩分鐘內處理的郵件就立刻閱讀、回覆，然後利用標籤將郵件分類儲存到專屬資料夾，並移出收件匣，確保收件匣只保存需要處理的重要郵件。分類資料夾就像是歸檔系統，幫助你收納不同種類的資訊。例如，出版社寄來的資訊可以獨立出來收納，方便往後找尋相關的資料。
4. 無法立即處理的郵件，記入工作表暫存
秉持「工作項目一件件處理、不放回工作籃」的原則，需要一段時間才能處理的郵件，可以運用「工作表」統一儲存，成為下一步行動清單，追蹤郵件處理進度。黃鐘毅建議，可以把工作表分為「今天要做」和「明天再做」兩種，才能在空閒時立即找到應該先執行的項目。
5. 指定日期完成的郵件，新增至Google日曆
GTD的處理原則是，延遲處理項目必須設定好確切完成日期，並記入日程表中。在Gmail裡就可以搭配Google日曆使用。當你點進工作表中的任一項目，就能直接選定該項目到期日，Google會自動把資料放在日曆中，並連結該封e-mail，你只要每天查閱日曆，就知道哪些郵件是今天應該處理的項目。
6. 綜合運用Gmail和Google日曆，追蹤委派任務
依照GTD委派原則，你應該會設定好委派給誰，以及需完成的時間。你可以在Google日曆上建立新活動，並用e-mail邀請委派對象加入活動，同時寄送副本給自己，把委派任務也納進e-mail收件匣中。如果委派對象對任務有疑問，也能直接用e-mail回覆詢問，就更方便你追蹤任務進度了。
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