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星期五, 11月 28, 2014

(秘书/助理)的职业特性与素质要求

2014-11-28
高级秘书、助理和行政人员技能提高训练营
molihuazh01.zhongguo@blogger.com
时间地点: 2014年12月05-06北京、12月19-20深圳
参加对象: 企业各级行政管理人员、各级助理和秘书、办公室主任、前台人员等
授课方式: 内容讲述、案例分析、游戏互动、讨论点评、情景演练
学习费用: 3200元/二天,(含课程讲义、午餐、税费、茶点等)
联系方式: 电话:深圳:07-55-612-880-91 北京:0-10-516-618-51 上海:0-21-510-822-02 段-爽
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讲师介绍:敦平 老师
* 深圳人力资源协会、地产协会、企业家协会特约企业培训专家
* 深圳工会大学优秀班组长课程特聘讲师
* 广东深圳职业训练学院特约讲师
* 富士康"通用管理课程""人力资源系列课程"特聘讲师;
* 敦平老师是一位深圳民企的优秀高层管理者,在企业受大环境影响,许多企业遇到危机,敦平老师临危授命企业高
管,在企业资金短缺,市场份额减少的情况下,用切合企业实际的管理方式和科学的管理方法,帮助了多家民企度
过难关
* 由于敦平老师有较强的企业操作实践能力和较好的理论功底,课程案例真实、鲜活且有实用性,更加贴近企业实际,
在课堂上将管理理念与实践操作紧密
* 结合,激情、极强的感染力,现场驾驭能力非常强,赢得学员们的认可。
职业履历:
8年专职教师、2年咨询顾问、10年深圳企业管理经验。在10年企业高管岗位中,分别担任人力资源总监、行政人资
副总、物业公司总经理、深圳一家制造企业副总经理等职务,擅长企业团队建设、员工激励、行政统筹、人力资源管
理中的选、育、用、留体系课程培训、企业培训师队伍建设,根据多年的授课经验,通过对企业员工及管理人员的不
断培训、实践、思考,尤其是与学员的互动,在探索中不断完善和改进,逐步形成课堂上最吸引受训人员的是其典型
案例分析、互动研讨感悟、精辟总结升华、实务操作练习相结合的培训形式,使得有一定管理实践经验的学员产生豁
然开朗、耳目一新的感觉。培训风格深入浅出、条理清晰、课堂气氛轻松,实战性强
授课风格:案例分析 模拟演练 游戏导入 理论讲解 短片播放 故事调节
培训特色:
针业性:通过对不同企业的了解和研究,制定有针对性、实用性强的课程内容,在备课程内容的同时备好学生。
实操性:案例来源于生活与工作,具有极强的务实操作性,培训后能够确实帮助学员解决实际工作问题。
互动性:通过"问题讨论,实操训练,结果点评、激励游戏以及视频分享"等一系列活动, 调动学员的参与
积极性,让学员在享受学习过程的同时,自觉的改变自身的不足与观念。
改变性:通过讲解、感悟和演练的培训模式:"理解、 感悟 、认同、变化",让学员们有决心"今天就想改变,和昨
天说再见"的良好效果。
客户评价:
1.虽然短短2天的时间,但是培训内容涵盖了日常我们工作中正待解决的困难、瓶颈,同时让我们自己认识自己,分
析自己,规避职业风险,同时老师讲课内容丰富,风趣,幽默,案例丰富,吸引观注,学习。很好!很感谢 !
――东莞富之源饲料蛋白开发有限公司 黄晓丹
2.敦老师的授课内容分类虽是针对于高级秘书行政助理岗位,但是感觉在日常工作中对其它的岗位也同样通用,"规
避风险"给对方足够的尊重,细化工作计划等,都是在本次工作中得到的收获。
――广汽本田汽车有限公司 王 云
3.案例分析受益良多,趣味性强,接地气。通过课程更大的收获是对事物的理解,包容和自我心态的改变。
――上海盛灏自动化科技有限公司 项培芳
4.九型人格的分析,各种类型顾客的应对方式,非常实用。通过课程对自我的认识加深,掌握了一些实操的方法
――百丽鞋业(上海)有限公司 傅 瑜
5.用实例讲解决问题的方法,微笑的作用和训练的方法。课程实用性强,积极阳光,共鸣的感觉补我的短板,沟通的
重要性,同一问题的不同理解导致不同的结果。
――中海壳牌石油化工有限公司 谢雯新
6.老师的个人魅力与自身的实践经验都非常的强,通过学习,了解到工作中的职场规则,弄懂了自己工作中无法解决
的问题,特别是规避风险这一点对我的影响较为深刻。
――广东喜之郎集团有限公司 陈银坤
7.1.主动服务意识,服务观念的培养 2.心态 习惯的培养 3."微笑"服务的训练 4.投诉处理流程 明确了在今后的工
作当中应当提升注意的方面,相信会更利于以后的服务工作。
――河南省新乡医学院第三附属医院 寇振芳
8.现场投诉案例演练很真实精彩,很喜欢老师的授课方式,学到很多客服的技巧,在以后的工作中会起到非常重要的作用。
――河南省数字证书有限责任公司 黄小平
9.举例分析 ,分组讨论,加深了对课程的印象,在轻松的气氛中,学到实用的东西。
――华升富仕达电梯 包蕾
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课程大纲:
第一部分 职业素养篇
一、行政人员(秘书/助理)的职业特性与素质要求
1. 准确自我定位
★ 视频:为什么不提拔我?
★ 现场演示:"用什么方式说话,永远比说什么更重要"
2. 优秀人员的胜任素质
如何提升秘书/助理/前台人员的素质
优秀与一般的差异――修炼良好心态
★ 案例分析:对待岗位的三种不同观点的人,命运怎么就这么不一样呢?
第一种人认为:初级秘书、文员不就是端茶倒水,接听电话,就是个"万金油"角色;
第二种认为:吃年轻饭,混日子;
第三种可是个有心人,知道脚下的路该怎么走,剖析她的成功路是怎么走的。
如何理解五星级的秘书/助理――从优秀到卓越
★ 案例:老板眼中的五星级秘书/助理
二、职业生涯规划
1. 什么是职业生涯规划?
2. 为何要进行个人职业生涯规划?
分析自我,确立人生的方向
准确评价个人特点和强项,在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势
看到秘书/助理/前台人员职业发展规划的前景,提供前进的动力
★ 小组讨论:获得员工成长与企业绩效的双赢
3. 职业生涯规划的简单步骤
掌握SWOT分析工具进行自我分析
运用"5W提问"法进行自我分析
→ What I am? 我是什么样的人?
→What I want? 我想要什么?
→What I can do? 我能做什么?
→What fit I most? 什么是最适合我?
→What I can choose?我能够选择什么?
★ 走进实战:"我的命运我把握,我的前途我做主。"
运用SWOT分析工具认识自我
你知道您是几号性格的人吗?你不能在困惑了,结束一直"茫、盲、忙"的状态
――建议寻找通过20%的努力就能到达80%的效果的领域发展
★ 视频:同样的事情为什么我就做不好?
三、秘书/助理职场礼仪规范
1. 塑造良好的个人职场形象
着装的TOP原则
"拒绝"着装败笔――着装误区
恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人
★ 案例:为什么不录用我,我错在哪呢?
2. 基本职场礼仪
办公室礼仪
待礼仪――形体仪态的训练
√ 站姿―体态美的起点
√ 坐姿―高雅仪态的展示
√ 走姿―动态美的展示
√ 表情―内心世界的窗口:目光、笑容
接待礼仪
电话礼仪与应对技巧
★ 现场演示:如何着装让我更优雅和自信
四、办公场所5S管理
5S的概念
推行5S的重要性
如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作
长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法
★ 现场模拟:算一算人生有多少年在工作?良好的环境对我们有多重要,教会你5分钟快速掌握5S技巧
职业形象塑造,不是您个人的事,常听到这样的话,看到您就看到了您领导的品味。责任重大
――从改变自己开始吧!
★ 案例:为什么有需求,见了我后需求就没有了

第二部分 工作技能篇
一、时间管理及工作统筹技巧
1. 时间管理的误区
2. 时间管理的原则
√ 目标管理与80/20法则
√ 缓急轻重的优先管理
√ 个人时间与领导工作时间计划与安排
3. 时间管理小窍门
4. 办公室接待与电话处理
◇ 上级的时间管理与安排
5. 自我情绪控制与压力管理
◇ 上司出差日程管理与工作计划
★ 案例:如何管理上司的时间――帮领导做计划的技巧
★ 小组讨论:"你一天的工作是怎么安排的?"
如何管理你好你的时间,让自己活出精彩?
★ 案例:从种树任务分析您解决问题的思路
――做正确的事,不仅是把事做对
大家认为是否能在3年时间内,获得15年的工作经验?
――其实是可能的,老师亲身经历和大家分享时间管理的秘诀
二、会务组织与管理
1. 成功组织会议的技巧
2. 组织阶段的工作:
√ 会前准备
√ 会中协助
√ 会后整理
3. 会议座次安排的学问
★ 练习:小组讨论:如何协助召开公司例会
★ 案例:如何应对会议中的"漏洞"?
★ 现场模拟:会议记录及纪要训练
三、信息、文档管理与运用
1、信息收集
信息工作的六个基本要求和三个诀窍
收集信息工作的三个诀窍
信息的查实及传递
信息的储存与保密
2、文档管理
文档分类及储存的工作规范
文档查阅及分装的工作规范
文档销毁及保密的工作规范
★ 案例:李秘书的返工引起的深思
四、行政公文写作技巧与处理实务
1、行政公文写作的基本要求
2、行政公文的格式
3、常用行政公文写作及公文格式要素范例
通用公文:
→ 报告→ 请示→ 批复→ 函→ 决定→ 公告→ 通告
事务公文:
→ 工作计划→ 工作总结→ 会议纪要
礼仪文书:
→ 请柬→ 介绍信→ 推荐信
★ 案例分享:请示/报告混为一体
★ 撰写初稿练习:通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写
现场研讨:领导公文文种混淆(关于……请示报告),您是知道领导错了,您如何提出来?

第三部分 统筹管理篇
一、秘书/助理人际沟通与工作协调技巧
★ 游戏导入:通过"无声语言"游戏深刻体会沟通的涵义,并导出沟通的意义所在。
1. 成功沟通的秘诀
学会聆听:不轻易打断对方的话
怎样反问:了解对方的需求
如何肯定:肯定对方――微笑、点头、是是是
表明立场:拒绝的艺术
提出解决方案:提出2-3个解决方案
★ 案例:如果是你该怎么说?
――为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价
2. 有效沟通过程及环节
信息发送、接收、反馈
有效发送的技巧
★ 现场演示:沟而不通的后果给我们带来的启事
3. 认识你的沟通对象
与上级沟通的原则
与各种性格的领导打交道技巧
跨部门的沟通技巧
与客户沟通
★ 游戏:究竟是谁的错?
研讨九型人格学问――教您认识自己和他人的工具
――只有"懂领导"才能帮领导
二、行政管理人员办公室事务管理
后勤管理(前台、车辆、食堂、清洁)
办公室设备管理(电话、传真、复印机、电脑)
员工安全和保密工作
公共关系管理
★ 全景案例:某公司年度大型庆典活动策划始末
★ 案例:如何应对车辆管理的"漏洞"?
三、事物性项目性工作的组织管理
事务工作有哪些
学会列事务清单
用项目计划管理工作
★ 沙盘演练:如何设计大型接待计划并实施

四、课程分享:我学到了什么?

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