用表單將工作「模式化」，體驗不再錯漏的輕鬆魔力
整理•撰文 / 謝明彧
文章來源 《經理人月刊》「一張表格超速完成所有工作」 只要製作一定的模式，就可以重複利用，任何人都可以隨時隨地，在短時間內高效率地完成工作，同時也可以避免錯誤和疏失。——《模式化工作術》
這是日本AUN顧問株式會社董事長信太明，根據自己從大學聯考落榜生到股票上市公司董事長的做事方法轉變經驗，所得到的最大心得。他強調，多數人都希望自己做事能夠更有效率，但除了透過經驗累積、養成正確做事習慣外，「提升效率其實有更科學的方法，那就是『工作模式化』。」
所謂工作模式化，信太明解釋，就是重複利用以前製作的資料，或將工作步驟加以分析和整理，製作成任何人都可以毫不差錯完成的步驟說明、檢查表或工作指南，讓那些需要反覆進行的工作得以一次就學會、每次都做對。
「只要有範本，就不必每次都從零開始，」信太明表示。任何人遭遇沒經驗過的新工作，都有一定的學習曲線，過往，要從生手到成為專家，可能需要經過多次反覆練習與試誤，才能在腦中記住完成工作的「最佳方法」；但如果能夠收集與拆解「最佳實務」（best practice），把流程文件化、範本化，變成一套可以照表操課的文件表格，那就算經驗不足，只要懂得按表操課，也可以避免多走許多冤枉路，大幅加速自己的工作效率。
75%工作模式化，提高3倍生產力
或許你會說，「可是我又不是做庶務工作，每次工作內容都不一樣，怎麼有辦法模式化？」
「其實，75%的工作都可以模式化！」信太明表示，多數人每天所遭遇的工作，就算內容不同，但其實還是可以歸納成幾大類型，有著類似的執行流程。例如你可能每天都要回覆許多電子郵件，但就算收信人和回信內容不同，但根據寫信目的分析，可能七、八成信件都可歸納在「初次拜訪後的致意」「寄送資料用的郵件」「價格交涉的郵件」「定期問候郵件」等幾大類。這時只要事先準備好幾種範本，就足以重複利用。
又或是更複雜的企畫案擬定，就算主題不一樣，但要寫出一份好的企畫案，一開始都得先針對「市場」「客群」等外在客觀條件進行資料分析；接著透過創意發想「企畫案主軸」「相關可行方案」「方案評比標準」，確立要採行哪個方案；最後撰寫成企畫案時，版面呈現上也最好依照「前因背景」「當前問題」「解決對策」「執行計畫」依序說明，才能讓聽者清楚了解。
「即使內容細節有所差異，但結構上其實大同小異，」信太明強調，一般人75%的工作，其實都是無法產生附加價值的例行公事，只有25%是非例行公事，需要花腦力仔細思考，也是能夠產生附加價值的業務；但大部分人會被工作追著跑，通常都是為了應付那75%的例行事務，「如果你不想辦法降低投入在例行公事上的時間，生產力就會被那些沒有附加價值又不得不做的工作所侵蝕。」反之，當你可以把腦力100%放在那25%真正有附加價值的工作上，就等於提高了3倍的生產力。 ...詳全文
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